Kaip sumažinti spausdinimo išlaidas biure?

Kodėl biuro spausdinimas kainuoja daugiau nei atrodo?

Daugelyje įmonių spausdinimas yra kasdienė darbo dalis. Sąskaitos, sutartys, ataskaitos, pristatymai ir kiti dokumentai gali sudaryti tūkstančius atspausdintų puslapių per mėnesį. Nors vieno lapo kaina atrodo nedidelė, ilgainiui išlaidos spausdinimui gali tapti reikšminga biuro sąnaudų dalimi.

Gera žinia ta, kad spausdinimo kaštus galima sumažinti neprarandant kokybės. Dažniausiai tam nereikia keisti spausdintuvo – pakanka peržiūrėti naudojamus nustatymus, pasirinkti ekonomiškesnes kasetes ir optimizuoti spausdinimo įpročius.

Štai keli būdai, kurie padės sumažinti biuro spausdinimo išlaidas.

1. Rinkitės kokybiškas suderinamas kasetes

Vienas efektyviausių būdų sumažinti išlaidas – naudoti kokybiškas suderinamas spausdintuvo kasetes.

Jos dažnai kainuoja gerokai mažiau nei originalios, tačiau kasdieniams dokumentams užtikrina labai gerą spausdinimo kokybę.

Jeigu įmonė per metus sunaudoja dešimtis ar net šimtus kasečių, sutaupoma suma gali būti labai reikšminga.

2. Naudokite XL kasetes arba didesnės talpos tonerius

Didelės talpos kasetės leidžia:

išspausdinti daugiau puslapių;
rečiau keisti kasetes;
sumažinti vieno puslapio kainą.

Nors jų įsigijimo kaina didesnė, ilgainiui jos dažniausiai atsiperka.

3. Spausdinkite tik tada, kai tikrai reikia

Prieš spausdindami dokumentą paklauskite savęs:

Ar tikrai būtina jį spausdinti?
Gal pakanka PDF formato?
Gal dokumentą galima pasirašyti elektroniniu būdu?

Mažesnis spausdinamų dokumentų kiekis reiškia mažesnes išlaidas.

4. Naudokite juodraščio (Draft) režimą

Dauguma biuro dokumentų nereikalauja maksimalios spausdinimo kokybės.

Įjungus Draft arba Eco režimą:

sunaudojama mažiau dažų;
kasetė tarnauja ilgiau;
sumažėja spausdinimo savikaina.

Kasdieniams dokumentams skirtumas dažnai beveik nepastebimas.

5. Spausdinkite dvipusiu režimu

Jeigu spausdintuvas palaiko automatinį dvipusį spausdinimą, verta jį naudoti kaip numatytąjį.

Tai leidžia:

sutaupyti popieriaus;
sumažinti archyvavimo vietą;
sumažinti bendras biuro išlaidas.

6. Reguliariai prižiūrėkite spausdintuvą

Neprižiūrimas spausdintuvas gali:

blogiau spausdinti;
dažniau valyti galvutes;
sunaudoti daugiau dažų.

Reguliari priežiūra padeda išvengti nereikalingų išlaidų.

7. Pasirinkite tinkamą spausdintuvą

Jeigu biure per mėnesį išspausdinama keli tūkstančiai puslapių, lazerinis spausdintuvas dažniausiai yra ekonomiškesnis už rašalinį.

Tuo tarpu mažoms įmonėms ar retai spausdinantiems vartotojams gali pakakti ir rašalinio modelio.

8. Stebėkite spausdinimo statistiką

Daugelis šiuolaikinių spausdintuvų leidžia matyti:

kiek puslapių išspausdinta;
kiek sunaudota kasečių;
kiek dokumentų spausdinama spalvotai.

Šie duomenys padeda lengviau kontroliuoti išlaidas.

9. Pirkite kasetes iš anksto

Kai kasetė baigiasi netikėtai, dažnai tenka pirkti pirmą pasitaikiusį variantą.

Planuodami iš anksto galite:

palyginti kainas;
pasirinkti ekonomiškesnį variantą;
išvengti prastovų biure.

10. Bendradarbiaukite su patikimu tiekėju

Patikimas tiekėjas padės:

pasirinkti tinkamas kasetes;
pasiūlys ekonomiškesnius variantus;
primins apie tinkamus modelius;
padės sumažinti ilgalaikes išlaidas.

Tai ypač naudinga įmonėms, kurios turi kelis ar keliolika spausdintuvų.

Dažniausios klaidos

Biuruose dažnai pasitaiko šios klaidos:

naudojamos per mažos talpos kasetės;
perkamos tik originalios kasetės, nors to nereikia;
spausdinama spalvotai, kai pakanka juodai balto režimo;
nesinaudojama dvipusiu spausdinimu;
kasetės perkamos paskutinę minutę.

Net kelių šių klaidų ištaisymas gali ženkliai sumažinti metines išlaidas.

Mūsų rekomendacija

Jeigu norite sumažinti biuro spausdinimo kaštus, pradėkite nuo trijų paprastų žingsnių:

rinkitės kokybiškas suderinamas kasetes;
naudokite XL arba didesnės talpos tonerius;
spausdinkite ekonomišku režimu.

Šie sprendimai dažniausiai leidžia sutaupyti daugiausia ir nereikalauja papildomų investicijų.

Išvada

Spausdinimo išlaidų mažinimas nėra vien pigesnių kasečių pirkimas. Svarbu įvertinti visą procesą – nuo spausdinimo įpročių iki naudojamos įrangos ir eksploatacinių medžiagų.

Pasirinkus tinkamus sprendimus galima ženkliai sumažinti biuro išlaidas, išlaikant gerą spausdinimo kokybę ir darbo našumą.